Автоматизации отдела продаж на базе 1С.

Изложенные рекомендации подойдут не только к программному обеспечению на базе 1С, а и к решениям на базе других технологий.

Автоматизация отдела продаж должна преследовать главную цель – максимально сократить временные затраты менеджера по продажам на оформление сделки и соответственно, максимально увеличить время работы менеджера непосредственно с клиентами. В современных компаниях отдел продаж помимо осуществления своих прямых обязанностей - продаж товаров и услуг, осуществляет еще и вспомогательную функцию: ввод первичных данных в корпоративную учётную систему или же другие средства учета (Excel и таблицы-аналоги).

Временные затраты при оформлении сделки можно структурировать на три основные категории:

  • время ввода первичных данных;
  • время получения необходимой информации для осуществления сделки;
  • время вывода пакета сопроводительных документов, необходимых для осуществления сделки с клиентом.

В идеальном случае, необходимо одновременно заниматься снижением всех трех категорий временных затрат, что даст наиболее максимальный эффект при автоматизации отдела продаж.

Первая категория временных затрат, время ввода первичных данных, может оказывать существенное влияние на работу менеджера. Это не всегда очевидно, особенно когда есть уже рабочая программа 1С, поскольку время, которое затрачивает менеджер на ввод данных, может показаться сначала незначительным, но после анализа на длительном периоде – день, неделя, месяц может оказаться существенным. Особенно это явно проявляется в отделах продаж с количеством менеджеров от 5 и более, когда в компании большое количество сделок в день. Поясню на примере, допустим, в отделе продаж работают 5 менеджеров, суммарное количество сделок в день оценивается в 200, т.е. один менеджер вводит 40 документов в день, или 5 сделок в час. В каждом документе пускай будет 10 различных товаров, каждый товар менеджер подбирает за 30 секунд, что на первый взгляд, немного. Суммарное время ввода составит 10*30*40 = 12000 секунд в день, или 3 часа 20 минут. Уменьшение времени подбора одного товара до 15 секунд (например, подтягиванием сразу всех необходимых данных в виде отпускных цен, скидок, уменьшение числа открываемых окон для выбора товара и т.д.) позволит освободить менеджеру в день 1 час 40 минут. Суммарный эффект экономии времени у 5 менеджеров составит 8 часов 20 минут, т.е. можно одного менеджера сократить или перевести на другое направление, что дает ощутимый экономический эффект.

Для компаний, у которых нет 1С (достаточно много мелких фирм ведут учет в Excel или аналогичных программах, например, Google таблицы, Open Office Calc и др.) сокращение времени на подбор товаров и оформление заказа может сыграть значительную роль. В качестве реального примера, приведу фирму, которая торгует отопительным оборудованием под заказ. На момент нашего первого знакомства, в отделе продаж работало 5 человек, включая директора, планировалось нанять еще двоих менеджеров по продажам, учет в компании ввелся в Google таблицах. После разработки программы под заказ с учетом специфики компании, отпала необходимость в найме дополнительных менеджеров, директор практически перестал заниматься продажами, а сосредоточился на своей непосредственной работе. Окупаемость программы составила приблизительно 2.5 месяца.

Резюмируя, можно отметить, что времени вводу первичных данных необходимо отнестись серьезно и у компании есть прямая экономическая выгода сократить данный показатель. Если Вы не знаете с чего начать в данном вопросе, просто спросите у менеджера по продажам, что ему неудобно делать учетной программе или чтобы он хотел улучшить, и он сам Вам расскажет на что больше всего тратится времени и в чем состоит неудобство работы.

Вторая категория временных затрат, время получения необходимой информации для осуществления сделки, самым непосредственным образом оказывает влияние на работу менеджера. Для максимально продуктивной работы сотрудника отдела продаж ему делают в учетной программе специальный интерфейс и инструменты, которые выводят всю необходимую информацию по клиентам. Как правило, это информация, которая помогает осуществлять сделки или влияет на осуществление сделок.

При выводе такой информации многое зависит от вида деятельности компании, вида продукции/услуг и т.д. В качестве примера можно привести некоторые показатели:

  • вывод данных по плану и по фактическим продажам контрагенту;
  • история прошлых продаж по товарам по клиенту;
  • история оплат по клиенту, оценка его платежеспособности;
  • список оплат по конкретной сделке;
  • вывод лимита задолженности контрагенту, лимита по срокам оплаты / текущие показатели задолженности по суммам и по срокам;
  • наличие «плохих» сделок, закончившихся судами, штрафами менеджерам, длительными просрочками оплат и другие неблагоприятные факторы;
  • история переговоров по клиенту, ведение договоренностей;
  • вывод акционных предложений;
  • вывод условий по скидкам;
  • вывод информации о запрете на осуществления сделки;
  • вывод различных напоминаний и сообщений по конкретной сделке или клиенту;
  • любая другая информация, которая поможет менеджеру по продажам совершить/ отменить сделку.

Такая информация должна не перегружать сотрудника и быть доступной по одному, максимум, двум кликам. Какую именно информацию предоставлять менеджеру зависит от конкретной компании и роли в ней сотрудника. Набор показателей должен сформирован руководителем отдела / старшим менеджером и позволять грамотно и без лишних рисков осуществлять сделки с клиентами.

Третья категория временных затрат, время вывода пакета сопроводительных документов, самым непосредственным образом влияет на скорость работы менеджера по продажам. У каждой компании свой пакет сопроводительных документов для выдачи клиентам, и от количества выдаваемых документов зависят трудозатраты и количество персонала. В идеальном случае пакет документов должен формироваться за несколько секунд, но бывают ситуации, когда в связи со спецификой компании — это сделать невозможно, тогда необходимо до максимума сократить временные рамки выдачи документов. Самый распространённый случай – это выдача клиенту договора и счета-фактуры. Есть компании, где эти документы делают из шаблонов Word, каждый раз для разных клиентов сотрудник совершает одни и те же действия: вносит реквизиты разных клиентов, тратя на это до 10 минут. Хотя это все автоматизируется за небольшие деньги - все данные один раз заносятся в карточку контрагента, а далее печать договора происходит за несколько секунд. Встречаются компании, для которых вышеописанные документы договора и счет-фактура - это только лишь маленькая часть документов, которые выдаются клиенту на руки. Возникает необходимость выдавать дополнительно различные спецификации, сертификаты, расчёт-паспорта и прочие специфические документы, которые отражают вид бизнеса и таком случае менеджеру по продажам очень трудоемко сделать полностью комплект документов, для этого компания нанимает дополнительных сотрудников, которые готовят документы по каждому заказу. Особенно это актуально для фирм, производящих мебель под заказ, торгующими товарами, которые требуют заверенных сертификатов, регистрационных удостоверений и т.д., т.е. где на каждую единицу продукции может быть свое произвольное количество индивидуальной документации, и, соответственно, компании необходимо выделять дополнительные человеческие ресурсы для выдачи документов.

Даже банальное увеличение скорости выдачи простых документов в виде договора и счета- фактуры позволяет серьёзно разгрузить менеджера по продажам. Особенно это касается мелких фирм, где на подготовку одного договора сотрудник тратит порядка 10-15 минут, хотя все это время он мог бы вообще полностью посветить другим делам. Если же пакет документов большой на каждую сделку, то менеджер может затрачивать достаточно большое количество времени, иногда до 30-40 минут. В таких случаях сотрудник делает ежедневную «обезьянью» работу, в которой не исключены ошибки из-за монотонности работы. Устранение этой категории временных затрат будет давать достаточно весомый эффект для компании в виде экономии времени сотрудников, тем самым увеличивая производительность отдела продаж.

Если вы сомневаетесь, а стоит ли вам вообще этим заниматься, то просто потратьте несколько часов своего времени на внутренний аудит. Для оценки ежедневных потерь времени сотрудников отдела продаж необходимо посчитать время, которое тратится каждый день на «сопутствующие» операции для каждой сделки в виде ввода информации, получения необходимых данных, печати документов. Затем полученное время умножить количество рабочих дней, разделить на общий временной фонд отдела за месяц и затем умножить на месячный зарплатный фонд. Получится сумма, которую компания теряет ежемесячно на издержки просто для того, чтобы оформить сделки. Эти издержки можно, и нужно сократить.

Есть еще один вариант для автоматизации отдела продаж, про который я специально не писал и вынес отдельно – это интеграция учетной системы и сайта компании через личный кабинет клиента. Этот вариант достаточно дорогостоящий (от 10 000 у.е.) и подходит не каждой компании, в основном для оптовых продаж и некоторых розничных. Суть этого способа в том, что на сайте компании создается личный кабинет клиента с авторизацией, где клиент будет видеть доступные остатки по товарам и свои цены, а также скидки и бонусы. Клиент сам заказывает товар, формирует заказ и автоматически отправляет его в учетную систему. Выгода компании очевидна: не нужен менеджер для оформления сделки, сайт работает круглосуточно, автоматически загружаются все заказы – все это позволяет сократить отдел продаж на 30-70%. Но тут есть очень важный момент - личный кабинет должен иметь мгновенный доступ к учетной системе, чтобы отображать клиенту актуальные остатки, и при оформлении заказа клиентом, проверять все ли есть в наличии из того, что заказал клиент. Этот определяющий момент оказывает влияние и на выбор платформы 1С - с такой задачей справиться 1С 8.2 и выше, которая позволяет «общаться» с сайтом в режиме реального времени, 1С 7.7, к сожалению, такой возможностью не обладает.

Заключение. Вот, собственно, и все основные рекомендации по улучшению работы отдела продаж. Небольшой совет для собственников компаний и руководителей отделов: даже если Вам кажется, что ваш отдел продаж работает отлично и ни в какой автоматизации не нуждается, его работу необходимо сравнить с похожими отделами продаж в знакомых компаниях, куда Вы вхожи. Обязательно сравнивайте работу своей компании с другими «близкими» по сути компаниями. Может оказаться ситуация, к примеру, что у Вас в отделе продаж, условно, 10 сотрудников, а в «знакомой» компании на приблизительно такой же объем продаж и примерно такое же количество сделок работает 5 человек. Это означает, что есть скрытые резервы по улучшению работы отдела продаж. Именно таким образом, когда я работал в компании ХХХ, было обнаружено, что склад должен работать на 30% лучше, что, собственно, и было достигнуто с помощью автоматизации.