Оценка эффективности автоматизации на базе программ 1С.

Данная статья поможет разобраться, когда пора обращаться к программисту 1С за доработкой, дополнительной настройкой программы и понять нужно ли вообще автоматизировать тот или иной бизнес-процесс. Неважно, какая у Вас версия платформы 1С, методика оценки справедлива для всех версий платформы 1С: 7.7, 8.0, 8.1, 8.2, 8.3.

Как правило, потребность в автоматизации какой-либо области учета в программе 1С возникает, когда руководство компании хочет сократить затраты, ускорить определенные бизнес-процессы, оптимизировать и упростить определенные области учета. Поскольку программа 1С – это прежде всего учетная программа, то основная оптимизация строится вокруг операций ввода/вывода информации (замена простых рутинных ручных операций ввода информации), построения сложных аналитических отчетов, а также в разработке дополнительных модулей учета.

Оценить нужно ли что-либо автоматизировать или нет, очень просто – должен быть явный предполагаемый экономический эффект от внедрения доработок программы 1С. Если затруднительно посчитать, какую выгоду принесет доработка программы, то следует отказаться от такой доработки, либо же пересмотреть бизнес-процессы и попробовать перестроить их. Иногда бывает, что автоматизировать определенную область учета не имеет экономического смыла, ручной труд обходится дешевле. Такое бывает хоть и редко, но удивляться полученному результату в таких случаях не стоит.

Как правило, любая доработка программы, ее оптимизация - позволяет либо сократить временные затраты сотрудников, либо увеличить их производительность труда, либо вообще позволяет вести учет того, что раньше не было возможным. Соответственно, эффект считается следующим образом:


Тип оптимизации Расчет эффективности автоматизации
Ускорение работы за счет сокращения временных затрат сотрудников Эффект от автоматизации (за месяц, год) = количество сэкономленных человеко-часов (за месяц, год) * часовая ставка специалиста.
Увеличение производительности труда Эффект от автоматизации (за месяц, год) = количество сотрудников, которых можно сократить (либо количество сотрудников, которых бы пришлось нанимать для достижения сопоставимого результата без автоматизации либо оба варианта вместе) * зарплата сотрудника (за месяц, год)

Рассмотрим несколько различных примеров и посчитаем для каждого предполагаемый экономический эффект.

Пример №1.

Компания занимается оптовой и розничной продажей автозапчастей. Автозапчасти покупаются напрямую у поставщиков. Поступления товаров от поставщиков достаточно большие, в среднем около 1000 номенклатурных позиций. До автоматизации отдела закупок, менеджер по закупкам вручную сидел и набивал приход, повторяя по сути одни и те же действия: искал в справочнике номенклатура нужную позицию, выбирал ее в документ, вводил количество, цену, сумму, и др. необходимые параметры. В среднем, специалист тратил на один документ два рабочих дня. Было принято решение доработать программу 1С, чтобы она могла загружать файлы Excel от поставщиков с автоматическим заполнением всех данных. Стоимость доработки программы 1С была оценена в 400 у.е.. Расчет экономического эффекта: в отделе закупок 3 менеджера, каждый в среднем набивает около 5 больших поступлений товаров в месяц, соответственно в месяц экономится:

3 человека*5 поступлений товаров *2 дня на один приход товара= 30 рабочих дней в месяц.

Т.е. доработка программы позволит экономить в месяц на отдел 30 рабочих дней, т.е. 30/22=1,36 средней зарплаты сотрудника в месяц. Средняя зарплата по отделу составляла 1200 у.е. Значит автоматизация позволит экономить около 1600 у.е. в месяц. Таким образом, стоимость доработки программы окупится примерно за неделю! При этом не учитывается эффект, от того, что в высвободившееся время сотрудники займутся поиском новых поставщиков и проработкой новой номенклатуры.

Пример №2.

Компания занимается оптовой продажей электроинструмента, строительных инструментов, садовой техники, инвентаря и прочим сопутствующим товаром. В определенный момент компания выросла до таких объемов на рынке, что склад перестал справляться с отгрузкой товара для клиентов по схеме день в день, и перешел на схему день через два/три. Учет работы времени сборщиков товаров на складе по заявкам клиентов отсутствовал. Поэтому руководством для ускорения отгрузки товаров клиентам со склада было принято решения увеличить количество кладовщиков (сборщиков товара) с 30 человек до 55. Полученный прирост производительности труда кладовщиков составил примерно 30%, хотя должен был увеличиться почти в два раза. Еще увеличивать число работников руководители компании не захотели, а решили сделать автоматизацию склада: сделать систему учета работы времени кладовщиков, и построить систему мотивации кладовщиков в зависимости от количества собранного товара. Предполагаемое время на разработку системы составляло 3 месяца. Оцениваемая сумма затрат на автоматизацию примерно 8000 у.е. Через три месяца склад был автоматизирован согласно поставленных задач: была разработана система учета времени работы кладовщиков. Благодаря тому, что стало возможным контролировать, чем занимался кладовщик в любое время дня, производительность кладовщиков выросла на 300%, при этом позволив сократить количество сборщиков товаров до 30 человек. Средняя зарплата кладовщика составляла на тот момент 600 у.е. Т.е. экономический эффект от сокращения лишних кладовщиков составил:

25 человек*600 у.е. в месяц = 15000 у.е. в месяц

Без автоматизации пришлось бы нанять еще 110 человек для нужного уровня производительности, т.е. эффект от экономии на сотрудниках составил:

110 человек * 600 у.е. = 66000 у.е.

Суммарный эффект от автоматизации склада составил 81000 у.е. в месяц. Окупаемость такого проекта для компании составила около 3 дней.

Заключение:

Таким образом, главное, что Вы должны понять, что любая доработка программы 1С должна приносить конкретный результат и выгоду, а экономический эффект можно просчитать заранее. Только при таких условиях будет целесообразно обращаться к программисту 1С. Встречались в жизни ситуации, когда заказывали доработки программы, у которых срок окупаемости измерялся годами, а иногда и вообще не окупались. Такие ситуации возникали, когда, например, бухгалтеру лень считать целый день специфический отчет раз в месяц, или какая-то большая разовая рутинная работа на несколько дней, понятно, что в этом случае бухгалтер имел влияние на руководство.

Например, в самой большой продуктовой сети магазинов нашей страны, любая заявка на доработку программы 1С на титульном листе обязательно начинается с величины предполагаемого экономического эффекта.